Die ALPEN-Methode

Gutes Zeitmanagement ist für eine effiziente Unternehmensführung unerlässlich. Freiberufler und KMU sollten sich mit der Thematik auseinander setzen und Ablaufprozesse sowie die interne Aufgabenverteilung überprüfen. Gerade bei kleinen Unternehmen gerät das Thema oft in den Hintergrund, dabei ist Zeit ja bekanntlich Geld. Laut einer Erhebung des Statistischen Bundesamtes beliefen sich die Arbeitskosten je geleisteter Stunde 2023 auf rund 42,5 Euro.

Dennoch werden, einer Studie des US-amerikanischen Recruiting-Dienstleisters Zippia zufolge, ca. 45 Minuten pro Mitarbeiters täglich aufgrund eines unorganisierten Arbeitsumfeldes nicht effizient genutzt. Um dem entgegen zu wirken gibt es eine Vielzahl an Methoden, die Anhaltspunkte zur Verbesserung bieten – darunter die ALPEN-Methode.

Was ist die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode ist ein Akronym (Aufgaben, Länge, Pufferzeiten, Entscheidungen, Nachkontrolle) und bezeichnet eine Zeitmanagement-Technik, die hilft, den Tagesablauf zu planen, Aufgaben zu priorisieren und strukturiert zu erledigen. Bestehend aus fünf Teilschritten, wurde diese Technik vom deutschen Autor Lothar Seiwert 1995 definiert.

Die fünf Schritte

1. Aufgaben und Termine sammeln

Der erste Schritt der ALPEN-Methode besteht darin, zunächst alle Aufgaben, Termine und Aktivitäten für den Tag zu notieren. Dies umfasst auch alltägliche Aufgaben wie beispielsweise das Checken des Mailpostfachs. Im Idealfall sollte diese To-Do-Liste bereits am Vortag ausgearbeitet werden.

2. Länge schätzen

Im zweiten Schritt wird geschätzt, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Hier ist es hilfreich, vergangene Erfahrungen zu nutzen, um die Dauer der einzelnen Aufgaben besser einschätzen zu können. Besonders Projektmanagement-Tools bieten sich hier für möglichst genaue Schätzungen an.

3. Pufferzeiten einplanen

Pufferzeiten sind Zeiträume, die für unvorhergesehene Probleme, berufliche Notfälle oder spontane Aufgaben reserviert werden. Dadurch wird der Zeitplan flexibler gestaltet, der Dominoeffekt verhindert und Stress reduziert.

4. Entscheidungen treffen

In diesem Schritt geht es darum, Prioritäten zu setzen. Laut Zippia verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter ca. 51 % eines jeden Werktages damit nebensächliche Aufgaben zu bearbeiten. Wichtig ist auch zu beachten, welche Aufgaben delegiert werden können. Hierbei hilft eine Weitere Zeitmanagement-Methode: die Eisenhower-Matrix. Aufgaben werden, je nach Dringlichkeit, in vier Kategorien unterteilt, die dann in Kombination folgende Richtlinien ergeben:

• unwichtig und nicht dringend – aufschieben
• wichtig und nicht dringend – hinten anstellen
• unwichtig und dringend – delegieren
• wichtig und dringend – heute erledigen

5. Nachkontrolle

Der letzte Schritt der ALPEN-Methode ist der Überprüfung des Tagesablaufs gewidmet. Am Ende des Tages sollte man sich Zeit nehmen, um zu reflektieren:

• Welche Aufgaben wurden erledigt?
• Welche Aufgaben wurden nicht erledigt und warum?
• Welche Aufgaben haben länger gedauert/Welche weniger Zeit in Anspruch genommen und warum?
• Wie kann das Zeitmanagement in Zukunft verbessert werden?

Diese Analyse hilft dabei, den Planungsprozess kontinuierlich zu verbessern und aus Fehlern zu lernen.

Vorteile der ALPEN-Methode

• Mit der Methode kann der Tagesablauf strukturiert erfasst und visuell veranschaulicht werden
• Es werden Schwachstellen in der eigenen Planung offen gelegt
• Durch das Einplanen der Pufferzeiten wird die Tagesplanung flexibel
• Die Methode kann nach belieben und individuellen Anforderungen erweitert werden

Fazit

Diese Zeitmanagement-Methode ist relativ einfach in den Berufsalltag zu integrieren und definitiv einen Versuch wert. Für den Lern-Effekt und die Optimierung der Planung, sollte diese Methode jedoch über einen längeren Zeitraum angewendet werden. Zudem helfen Zeiterfassungs- und Projektmanagementtools die Erfahrungswerte festzuhalten und Arbeitsabläufe weiter zu optimieren.

Quellen

https://www.zippia.com/advice/time-management-statistics/

https://www-genesis.destatis.de/genesis//online?operation=table&code=62431-0001&bypass=true&levelindex=0&levelid=1718364349062#abreadcrumb

Bildquelle

Foto von Krivec Ales: https://www.pexels.com/de-de/foto/grunes-grasfeld-551851/