Mit der Einführung der E-Rechnung ab 2025 verändert sich die Art und Weise, wie Rechnungen in Deutschland ausgetauscht und verarbeitet werden. Ziel dieser Neuerung ist es, den Rechnungsstellungsprozess zu digitalisieren, effizienter und transparenter zu gestalten sowie das Betrugsrisiko zu senken.
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Einführung der E-Rechnung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die darauf abzielt, den elektronischen Rechnungsverkehr zunächst in der öffentlichen Verwaltung zu standardisieren.
Anders als beispielsweise Dokumente im PDF Format oder bloße Bilddateien richtet sich die Struktur der E-Rechnung nach der Norm EN-16931. In Form einer XML-Datei werden die Rechnungsdaten nicht als visuelles Format versendet, sondern als Datensatz, welcher Automatisiert vom Empfänger ausgelesen sowie visuell dargestellt werden kann. Verbreitete Formate sind beispielsweise ZUGFeRD 2.x sowie die Xrechnung.
Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle Unternehmen verpflichtend, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen. Dies bedeutet, dass Lieferanten und Dienstleister von Bund, Ländern und Kommunen ihre Rechnungen nur noch elektronisch einreichen dürfen.
Von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen sind steuerfreie Leistungen sowie Beträge unter 250 €. Auch Fahrkarten sind Außen vor.
Zumindest vorerst noch nicht. Zwar löst die elektronische Rechnung ab dem 01.01.2025 die Papierrechnung als primäres Rechnungsformat ab, dies jedoch zunächst nur in der Verwaltung. Papierrechnungen sind weiterhin zulässig und auch PDF-Rechnungen dürfen weiterhin unter Zustimmung des Empfängers versendet werden. Erst ab 2028 ist die Nutzung der E-Rechnungen auch für alle Unternehmen bei inländischen B2B Geschäften (Business-to-Business) verpflichtend. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € kommt diese Pflicht bereits ein Jahr früher.
Die Umstellung auf E-Rechnungen reduziert den Aufwand für Druck, Versand und Archivierung von Papierdokumenten. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer schnelleren Bearbeitung. Zudem können elektronische Rechnungen durch die standardisierte Struktur Automatisiert verarbeitet werden.
E-Rechnungen ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz im Rechnungsprozess. Dies erleichtert die Überprüfung und reduziert die Fehlerquote.
Durch die Standardisierung und der elektronischen Verarbeitung wird die Manipulation von Rechnungen erschwert. So erhöht sich auch die Sicherheit im Schriftverkehr.
Gegebenenfalls müssen Unternehmen in neue Software und Schulungen investieren, um den Anforderungen der E-Rechnung gerecht zu werden.
Die Integration der E-Rechnung in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme kann technisch anspruchsvoll sein und erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung.
Mit der Einführung der E-Rechnung geht Europa einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung des Rechnungswesens. Unternehmen sollten sich jedoch frühzeitig auf diese Veränderung vorbereiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Jephi selbst wird in absehbarer Zukunft nicht die Möglichkeit zur Erstellung einer E-Rechnung anbieten. Mit unseren Buchhaltungs-Partnern sevDesk sowie lexoffice wird es jedoch möglich. Die in Jephi aus den erfassten Zeiten heraus erstellten Rechnungen, können an das jeweilige Buchhaltungstool gesendet und von dort aus als E-Rechnung weiter verarbeitet werden.
https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/was-ist-eine-e-rechnung/
Foto von Karolina Kaboompics: https://www.pexels.com/de-de/foto/frau-schreibtisch-laptop-notizbuch-5900074/
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